为进一步规范本基金会内部工作程序，改进工作作风，提高工作效率，现根据《基金会章程》规定和本基金会实际工作需要，特制定本规程。

一、本会内设机构及分工

本理事会设理事长、副理事长和秘书长，常设办事机构为秘书处，秘书处下设资金部，具体职责分工如下：

（一）秘书处为本会日常办事机构，其主要职责是主持开展日常工作，组织实施理事会决议；组织实施基金会年度慈善活动计划；拟订资金的筹集、管理和使用计划；拟订基金会的内部管理规章制度，报理事会审批；协调各机构开展工作；提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人，由理事会决定；提议聘任或解聘各机构主要负责人，由理事会决定；决定各机构专职工作人员聘用；对外要加强与新闻媒体的联系与合作，承担有关活动的宣传策划和实施。并负责上级部门、有关单位和人士来本会检查指导、商谈工作、访问交流的接待安排。负责基金会的固定资产管理。

（二）资金部的主要职责是按照国家法规和有关规定，规范做好本基金会资金的募集、使用和管理工作，并配合有关会计师事务所做好年度财务审计报告。配合综合部做好固定资产管理。

二、本会内部日常工作的运行规范和程序

（一）公文来往和有关信息的处理

1.本会发文或转发上级文件，根据行文内容的要求和对公文格式的规定，负责起草公文；

2.相关负责人对草拟好的公文须认真审核并签字，并本会理事长审定签发。领导签发的日期为公文成文时间；

3.凡上级部门或有关单位的来文、来电（记录）、传真等，统一由秘书处及时送本会领导阅批。凡领导批示需要办理的，有关部门要按时认真办理；

4.公文办理完毕，承办人应根据有关规定，及时将公文的定稿、正本和相关材料整理保存，准备立卷归档。

（二）本会公章的使用和管理  

1. “泰州市海陵美好幸福教育基金会”的公章由本会秘书处专人保管；

2. 使用本会公章，须分别经本会理事长或秘书长审定同意。使用公章的时间、事项、批准人等要如实逐项登记；

3. 不准个人携带本会公章外出办事。如确实需要又经有关领导同意，带公章外出办事，要有两人同行，共同负责；

4.本会财务印章和用于财务的本会负责人名章不能由一人保管，两个印章应由基金会的会计和出纳分别负责保管；

5. 使用本会的财务印章时，会计和出纳在各自的职权范围内分别使用财务印章和本会负责人名章，做到互相支持，互相监督，避免差错；

6. 本会的会计和出纳，要认真做好财务印章的管理和使用，各司其职，各尽其责，按有关规定进行会计核算，实行会计监督。

（三）本会文书档案立卷归档的管理

1. 本会常设办事机构为本会文书立卷归档单位。所有档案由本会秘书处专人专柜保管；

2. 档案一般按年度立卷，跨年度的事项可按事项立卷。凡阅办完毕的记叙和反映本部门主要职能活动、具有查考和利用价值的文件资料，均属归档范围；

3. 根据职责分工，凡属于综合性事项的文件资料的立卷归档，由秘书处负责。凡属于财务方面的有关文件、数据、报表以及审计方面的有关资料的立卷归档，由资金部负责；

4. 各类档案最迟在每年的4月底以前完成上年档案的立卷工作。档案完成立卷工作，装订成册后，应及时移交本会档案室；

5. 因工作需要借阅档案时，须经本会有关领导批准方可办理借阅手续。借阅档案要做到注意安全保密，并及时归还；

6. 对已经超过保管期限、确无保存价值的档案，应经过鉴定和领导批准后，指定专人监督销毁。销毁的档案事先应登记造册。

（四）本会接待工作的管理

1. 有关企业、事业单位或金融机构的代表来本会商谈捐赠事项，一般由本会理事长或常务副理事长、秘书长出面接待。个人来本会商谈捐赠事项，根据具体情况，可由本会理事长出面接待，或由理事长委托副理事长、秘书长接待；

2. 上级主管部门有关领导来本会检查指导工作，根据领导的职务和工作内容的需要，一般由本会理事长或常务副理事长出面接待，如理事长外出时，由理事长委托副理事长、秘书长接待；

3. 兄弟县区教育基金会领导及有关人员来本会访问、交流，根据来访人员的职务和工作内容，由本会理事长出面接待，或由理事长委托副理事长、秘书长接待；

4. 有关部门接收到需要接待的信息时，应把对方领导的姓名、职务、来往时间及随行人员的情况了解清楚，形成书面材料后，及时汇总到本会秘书处，秘书长应及时向理事长或常务副理事长报告；

5. 来访人员的食宿、交通等接待事项，须严格按照中央和省有关规定，经理事长批准后，由秘书处统一安排。